Es ahora con la creación de este Consejo Comunal llamado NARANJAL I (31 de Marzo de 2006) que se está llevando a cabo  la propuesta de la creación en el  sector de los servicios antes nombrados en Asamblea de Ciudadanas y Ciudadanos.

El único espacio que tiene esta comunidad para cualquier actividad, es la canchita donde se han  celebrado: Reuniones, convocatorias, asambleas, encuentros, días de la madre, días del niño, jornadas de cedulación, actualización de datos por parte de CNE, jornadas de salud.

Es por eso que se tiene la necesidad de crear un espacio integral, que posea esos servicios ya antes mencionados que los ayude a integrarse, arraigarse y articularse como un colectivo consciente y comprometido con el proceso de formación y consolidación como una nación socialista, en donde todos sean capaces de mejorar la calidad de vida y hacerse responsables de la administración de sus recursos como un motor que impulsará el poder; el Poder Popular.

3.  IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN QUE DESARROLLA EL PROYECTO

Según la Unidad de Informática UPEL-IPC, (2008). El 30 de septiembre de 1936, El Presidente de la República Eleazar López Contreras dispuso por decreto ejecutivo la creación del Instituto Pedagógico Nacional. El Decreto, refrendado por el Ministro Alberto Smith, en su artículo 1, expresa a la letra: " Se crea en esta ciudad una Escuela Normal superior que se denominará Instituto Pedagógico Nacional, destinado a formar el profesorado para la enseñanza secundaria y normalista; a cooperar con el perfeccionamiento del profesorado en ejercicio; y a fomentar el estudio científico de los problemas educacionales y de la orientación vocacional, y realizar investigaciones pedagógicas sobre educación, especialmente sobre educación venezolana ".

El 13 de octubre de 1936,  se promulga el Primer Reglamento del Instituto Pedagógico Nacional.

El 16 de octubre de 1936, comienza la vida institucional, los estudiantes ocupan una vieja casona ubicada entre Cipreses y Velásquez para formalizar la inscripción.

El 9 de noviembre de 1936, se dicta la primera clase. Decía Mariano Picón Salas "... cuando el Pedagógico llegó al mundo su destino influiría en el de Venezuela, así mismo el desarrollo recto o tortuoso del país también afectaría su vida " ...así ha sucedido.

De 1936 a 1938, la vida del Pedagógico se debatió en el marco de dificultades que generaron preocupaciones a incertidumbres en la comunidad. Humberto Parodi Alister señalaba que una atmósfera de fundado pesimismo rodeaba al Pedagógico, se le estimaba como a una empresa educativa fracasada, como una institución inadaptable al medio venezolano.

De 1938 – 1939, este año escolar trajo novedades de importancia: se acentuó la necesidad de formar profesores de segunda enseñanza, se contrató un nuevo grupo de profesores chilenos y se trasladó el Instituto de Cipreses a El Paraíso. Un ambiente más espacioso y cómodo, permite que se instalen materiales y equipos. Los laboratorios de química, física y biología son dotados a la par de similares del país. Es el tiempo en el cual se desarrolla una intensa actividad cultural; conferencias y cursos libres permiten un mayor conocimiento del quehacer propio de esta casa de estudios, lo cual, aunado al otorgamiento de becas, incide en un incremento de la matricula.

El 8 de agosto de 1940, se publica en Gaceta Oficial una nueva Ley de Educación en la cual se considera al Instituto Pedagógico Nacional como establecimiento de Educación Superior. De este modo después de cuatro años de funcionamiento se regulariza la situación institucional y se pone a tono similares del país con los fundamentos señalados en 1936. En el artículo 76 de la mencionada Ley se lee: " La Educación Superior se suministra en las Universidades o Cátedras Universitarias y en el Instituto Pedagógico Nacional ".

En 1947, La Ley de Educación y su Reglamento, promulgados en este año, afianzan la legalidad del Pedagógico como instituto de educación superior. Se contempla además de las especialidades tradicionales, la formación de docentes en las ramas industrial, comercial, artesanal y artística, cursos de postgrado y de perfeccionamiento.

Posteriormente, el período dictatorial castró toda posibilidad de desarrollo. Gustavo Bruzual pinta el tétrico cuadro que caracterizó a esta Alma Mater durante el decenio Pérezjimenista: borrado de la Ley, cerradas las puertas a los maestros, eliminadas todas las facilidades de horario, suprimidos prácticamente todos los incentivos de la profesión, el personal docente del Instituto excluido deliberadamente de toda escala de sueldos, numerosos profesores encarcelados o en el exilio y, finalmente, creada la Escuela de Educación en la Universidad Central de Venezuela, el Instituto Pedagógico Nacional entró en una fase de debilitamiento progresivo.

La provisionalidad y la era democrática, instauradas a la caída de la dictadura, abren para el Pedagógico inmensas posibilidades de expansión y de crecimiento. Fue un crecimiento desordenado, sin planificación y apuntalado en un interés clientelar que va a incidir negativamente en la vida de la Institución. Antonio Rojas, quien dirigió el Instituto desde el 16 de septiembre de 1950 hasta febrero de 1958 , renuncia el 15 de este último mes, advirtiendo su politización partidista.

De 1958 – 1962, el profesor Manuel Montaner sustituye a Antonio Rojas en la dirección del instituto, logrando sortear las dificultades generadas por los acontecimientos políticos de violencia urbana y conduciendo el destino institucional sin apartarse de los postulados que le rigen.

El 20 de enero de 1971, El Presidente de la República, mediante el Decreto N° 519, promulgó el Reglamento de los Institutos Universitarios y otorgó al Pedagógico una reglamentación aparte en la Resolución No. 4 de fecha enero de 1972. Ello facilitó una mayor flexibilidad en la reforma curricular.

El 21 de septiembre de 1979, por Resolución Ministerial N° 567 se promulga un nuevo Reglamento que consagra cambios importantes en el proceso de democratización institucional.

El 28 de julio de 1983, se concreta la creación de la Universidad Pedagógica mediante el Decreto No. 2176.

El 5 de agosto de 1987, El Consejo Nacional de Universidades da su voz favorable para la incorporación de los Institutos a la Universidad.

Actualmente, adicional al conjunto de funciones y normativas que le han sido asignadas a la Universidad, el Instituto Pedagógico de Caracas, se ha apegado a los aspectos legales que se han originado en el ámbito de Educación Superior, por tanto, ha permitido que los docentes integrantes de esta institución planifiquen los Proyectos del Servicio Comunitario y que supervisen y apoyen el cumplimiento de los mismos una vez que, los estudiantes han participado en el taller de inducción y han seleccionado en Control de Estudios el proyecto al cual desean pertenecer.

De esta manera, se tiene entonces, que una de las principales líderes de esta gestión social, es la profesora Noemí Frías, profesora titular del área de Geografía a Historia, de dicho instituto y quien lideriza el proyecto denominado: “Las Brisas del Paraíso, un espacio para la Práctica Comunitaria”.

4.  EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS ESTABLECIDOS EN EL PLAN DE ACCIÓN:

Tomando en consideración que los objetivos planteados al inicio de la ejecución del proyecto fueron:

Objetivo General

    Promover a la comunidad del sector de Las Brisas de El Paraíso para que se integren en la lectura, y actividades recreativas.

Objetivos Específicos

      Determinar las deficiencias de lectura de los habitantes del sector de Las brisas de El Paraíso.

      Justificar la importancia de la narración como método efectivo para despertar el interés por la lectura.

      Relacionar la socialización y su relación con los demás a través de la lectura de cuentos.

Vale decir que motivado a la falta de apoyo del ente público que nos iba a proporcionar tanto el taller como los libros se desvirtuó un poco tanto el título como los objetivos que realmente dieron pie a este proyecto. Es decir, no se cumplió en lo absoluto. Sin embargo, en la búsqueda de cumplir  no sólo con el Servicio Comunitario sino con  nuestro deber como gestores sociales y profesores cercanos a esta comunidad, fue que se dieron otras opciones y se llevaron a cabo otras actividades. Para esto se contó muchísimo con el apoyo tanto de la Profesora  Noemí Frías como el de nuestra compañera Yaneisa Sequera, ya que gracias a ellas dos fue que se pudo ejecutar, en primer lugar el trabajo de archivo y en segundo lugar, la realización de un Mega Mercal para la comunidad.

5. METODOLOGÍA UTILIZADA EN LA EJECUCIÓN DE LAS DIFERENTES ACCIONES

Para desarrollar este estudio se decidió abordarlo con la profundidad propia de una investigación interactiva en la modalidad de investigación-acción, que consiste en modificar el evento estudiado, generando y aplicando sobre él una intervención especialmente diseñada. En este caso el investigador, pretende sustituir un estado de cosas actual, por otro estado de cosas deseado. (Hurtado de Barrera, 2008).

En el caso que ocupa al presente grupo, este proyecto consistió en la propuesta de un plan de acción  enfocado en el Aprendizaje en Servicio, dirigida por la población de estudiantes del Instituto Pedagógico de Caracas, bajo la asesoría de la Prof. Noemí Frías destinada a contribuir en la mejora o beneficios de la comunidad del Sector El Naranjal I a través del servicio social.

En tal sentido, el propósito de la misma dentro de la definición arriba mencionada significa que se intentó, a partir de los resultados de un diagnóstico preciso de las necesidades del momento, resolver problemas que se derivan en forma explícita o implícita de un análisis de la realidad de la comunidad mencionada y de la experiencia práctica del grupo de gestión social.” Señala Tamayo M., 2004

Para ellos es importante recordar que el aprendizaje servicio es la actividad educativa que combina procesos de aprendizaje y de servicio a la comunidad en un único proyecto bien articulado en el que los participantes aprenden mientras trabajan en necesidades reales del entorno con la finalidad de mejorarlo.

El aprendizaje a través de la experiencia “acción de servicio a la comunidad” más la combinación de dos elementos: integración de las tareas de servicio y esfuerzos de aprendizaje, transforma a ambos componentes y  añade valor a cada uno de ellos. Éste, es el  conjunto que ahora forma el bien llamado:  servicio - aprendizaje.

6. RECURSOS UTILIZADOS

Humanos:

      Estudiantes

      Docente

      Comunidad

      Junta Comunal

      Personas Contacto

      Empleados de empresas públicas y privadas

Comunicacionales:

      Oral (Encuentros con la comunidad, entrevistas, visitas a empresas).

      Escrito (Cartas, volantes, trípticos, afiches, fotos).

Electrónicos:

      Internet

Materiales:

      Carpetas

      Carpetas colgantes

      Hojas blancas

      Bolígrafos

      Computadora

      Impresora

      Tijera

      Pega

      Teype

      Marcadores

      Papel bond

      Dinero en efectivo

      Cámara Fotográfica

7. ACTIVIDADES GENERALES REALIZADAS POR PARTE DEL ESTUDIANTE A LO LARGO DEL PROYECTO

7.1 REALIZACIÓN DE UNA JORNADA DE MEGA MERCAL EN EL SECTOR LAS BRISAS DEL PARAÍSO

7.2 CONTROL FÍSICO Y DIGITAL Y ABASTECIMIENTO DEL ARCHIVO DEL CONSEJO COMUNAL SECTOR NARANJAL I- BAJO SUPERVISIÓN DE LA SRA. ISABEL RODRÍGUEZ

El  Archivo es el conjunto de colecciones de documentos e informaciones de toda especie, ordenadas de manera racional, registradas y conservadas, con la finalidad exclusiva de divulgar o prestar informaciones. Por lo tanto, siendo el archivo una fuente de registro y conservación de todas las informaciones de interés vital para la organización, el debe ser organizado de modo que permita encontrar, con la mayor precisión posible, elementos informativos de interés.

         Partiendo de lo anterior expuesto se puede decir, que el archivo como técnica administrativa es de vital importancia  para los consejos comunales, ya que esto les permite,  registrar, disponer y conservar los documentos e informaciones, de manera que permite su localización lo más rápido  posible, siempre que fuere necesario.

          El solo hecho de no implementar esta herramienta es estas organizaciones dificulta todo el sistema administrativo de la entidad.  Causando enorme dispersión de tiempo y esfuerzos, involucrando desde el más modesto funcionario, hasta el más alto dirigente.

         Archivar no quiere decir simplemente guardar correspondencia y documentos para quitárnoslos del frente. Archivar quiere decir organizar sistemáticamente dichos documentos y correspondencia de modo que puedan ser localizados de manera eficaz. Para una oficina moderna son de gran importancia las cartas que se reciban o se despachen, los documentos de naturaleza variada, catálogos o papeles que en cualquier forma se relacionen con el asunto que tienen a su cargo dicha oficina.

           El comercio, la industria, el gobierno y las profesiones diversas tienen hoy día la necesidad imperiosa de adoptar algún sistema científico para la ordenación de papeles y documentos. De ahí la importancia del archivo, ya que éste tiene que ver con los elementos más importantes de una organización: sus documentos.

Conceptos

Concepto antiguo. El archivo era considerado simple deposito de papeles cubiertos de polvo, almacenados sin los cuidados necesarios para su conservación y divulgación.

Conceptos modernos. El archivo es una memoria viva de la empresa. Tienen participación constante en su vida. Es un centro activo de informaciones. Es un instrumento de control funcional. Auxilia al administrador en la toma de decisiones.

Conocimientos preliminares de la organización del archivo. En primer lugar, se debe tener una visión general de las actividades de la empresa u organo cuyo archivo está siendo organizado. Conocer las reales necesidades y dificuldades encontradas en el funcionamiento del archivo existente y que deben ser eliminadas o mejoradas ya sea en cuanto al espacio, costo, demora en la localización de las informaciones, extravio de documentos, en fin todo lo que fuere deseable para el mejoramiento de los servicios.

Documentos que se archivan :

1.    La correspondencia que se recibe y las copias de la que se escribe en toda oficina, y las facturas, recibos, cheques cancelados, estados de cuenta, etc.

2.    Escrituras, récords clinicos, planos de construcciones, etc. de las oficinas de profesionales asi como del gobierno.

3.    Catálogos, libros recortes de periódicos y revistas.

4.    Tarjetas con distintas informaciones.

Elementos a considerar en la organización del archivo. Son los siguientes

·         Nombre - que origina el orden alfabético.

·         Local - que origina el orden geográfico

·         Fecha - que origina el orden cronológico.

·         Asunto - que origina el orden de asunto.

Métodos y sistemas de archivamiento. Existen numerosos sistemas de archivo. Todo sistema de archivo usa el alfabeto. De ahi vemos que el archivo o sistema geográfica consiste en archivar alfabéticamente por ciudad o territorio. El archivo por asunto consiste en archivar alfabéticamente de acuerdo con el tópico o asunto del material en lugar de hacerlo teniendo en cuenta el nombre de la persona. Aún el mismo sistema de archivo numérico necesita de una guia alfabética.

Sistemas. Los sistemas pueden ser : directo, semi-directo, indirecto.

DIRECTO : La busca o localización del documento es hecha en el local donde se encuentra archivado.
SEMI-DIRECTO : La busqueda es efectuada a traves de tablas.
INDIRECTO : La busqueda es efectuada depués de consultado un indice, código o fichero.

Métodos

Metodo alfabético (Sistema directo). Este método consiste en la ordenación de los documentos en riguroso orden alfabético, no habiendo necesidad de indice. Para ello es necesario observar las regelas de alfabetización.
Las regelas que vamos a presentar a continuación son usadas internacionalmente y se conocen por "Reglas del Library Bureau".
Hay dos conceptos que son fundamentales en el estudio de las regelas de alfabetización :

Inversión. Consiste en poner en primer término apellido o apellidos, luego el nombre o inicial, y en tercer término el nombre intermedio o inicial del mismo. Todas las veces que se efectúa la inversión de nombre, DEBE indicarse esta inversión por medio de una COMA puesta a continuación del apellido o apellidos.

Unidad de archivo Un factor muy importante que debe considerarse al alfabetizar es la unidad o unidades de archivo de que consta el nombre.
Cada palabra, cada letra aparte, cada inicial, cada abreviatura en el nombre de una persona, sociedad, corporación o instutución, salvo las excepciones que más adelante se explican, constituyen una UNIDAD de archivo.
Son inseparables del concepto de unidad de archivo, tres principios que son previos al estudio de las regelas de alfabetización.

Procedimiento de archivo

Es de suma importancia que desde su ingreso a la institución, todo papel, carta o documento siga, para su cuidado y control, ciertos pasos previos al archivar. La experiencia ha demostrado la necesidad de establecer cierta rutina para que los documentos sean recogidos, clasificados y archivados regularmente y con seguridad. Esta rutina debe ser la misma para cualquier clase de oficina.

Sea cual fuere la organización establecida, el proceso a seguir desde el momento en que el documento llega a la oficina, es el siguiente :

1.    Abrir cuidadosamente el sobre sin dañar la carta o documento que contiene. Aplicar a la carta o documento el sello de recibido que debe contenier : nombre de la oficina, fecha y hora de recibido.

2.    Antes de tirar el sobre, enteriorarse de que también se han recibido los anexos que anuncia la carta. Si la dirección del remitente no figura en la carta y si en el sobre, se adhiere éste a la correspondencia. Se procede de igual modo cuando la fecha de la carta dista mucho de la fecha de recibo de la misma.

3.    Clasificar la correspondencia por secciones, departamentos, oficinas, etc., considerando el asunto a que se refiere y distribuirla.

4.    La persona responsable de atender la correspondencia debe contestarla o disponer de ella en la forma que corresponda, separando las ya atendidas del resto de la correspondencia.

5.    Una vez atendida una carta, disponer su archivo sin dejar que se acumule por mucho tiempo la correspondencia a archivarse.

6.    La persona que ha atendido la corespondencia deberá marcar la carta con sus iniciales, lo cual significa que autoriza su archivo.

Ahora bién, llegada la corespondencia al archivo, el encargado del mismo debe ceñirse al siguiente procedimiento, que consta de cinco pasos :

1.    Inspeccionar los documentos.

2.    Determinar bajo qué nombre o asunto se archivará.

3.    Marcar el nombre o asunto y la referencia si la hubiere.

4.    Clasificar los documentos según el sistema adoptado.

5.    Archivar la corespondencia.

Inspeccionar los documentos : Tiene por objeto comprobar si los documentos fueron o están autorizados para su archivo, lo cual equivale a comprobar si los mismos tienen las iniciales de la persona que tuvo a su cargo la atención o resolución del asunto. El documento que no esté autorizado debe ser devuelto a la oficina de procedencia para su autorización.

Determinar el nombre o asunto bajo el cual se archivará. Es el proceso de determinar el nombre o titulo bajo el cual ha de archivarse el documento. Hay cinco posibilidades :

1.    Bajo el nombre del membrete.

2.    Bajo el nombre de la persona o compañia a quien está dirigida la carta.

3.    Bajo el nombre de la firma.

4.    Bajo el nombre o asunto mencionado en la carta.

5.    Bajo el nombre del lugar (puéblo, ciudad, pais, etc.) de procedendia de la carta.

Al seleccionar el titulo bajo el cual se ha de archivar un documento o carta, la persona encargada deberá determinar cuál será el titulo más probable bajo el cual se pida la correspondencia de los archivos.
Siempre que un papel o documento pueda ser requerido bajo distintos nombres, se archiva bajo el titulo más lógico o importante y se hace referencia bajo el otro u otros nombres o asuntos.

1.    Clasificar y ordenar los papeles en grupos pequeños de acuerdo con las divisiones convenientes. Por ejemplo, en el sistema alfabético, pueden ordenarse los papeles en grupos separados por cada letra del alfabeto y asi tendriamos un grupo para la letra A, otro por la B, otra por la C y asi sucesivamente para cada letra del alfabeto.

2.    Tomar cada grupo y separarlo de acuerdo con las divisiones de las guias existentes en el archivo. Por ejemplo, si para la letra A existen las guias, A, Al, Ao y Aq, los documentos que deben archivarse bajo esa letra se agruparan de acuerdo a cada una de estas guias.

3.    Ordenar, en la secuencia correcta, los papeles que se archivaran detrás de cada guia. Por ejemplo : detrás de la guia A, la correspondencia a ser archivada bajo el nombre de Acosta irá detrás de Abatte; detrás de la guia Al, primero Almada y luego Andrada; etc.

Archivar la correspondencia. El quinto paso en el proceso consiste en archivar o colocar la correspondencia o documentos en las carpetas del archivo.
Si existen documentos rotos o deteriorados es conveniente remendarlos con cinta celulosa transparente (scotch tape) antes de archivarlos.
Para archivar o buscar material en los archivos, es conveniente alzar toda o parte de la carpeta sin sacarlas fuera de la gaveta de manera que podamos ver si es o no la carpeta buscada, asi como también para que resulte más facil colocar y ordenar los documentos dentro de la misma.
Una vez que hayamos encontrado la carpeta que necesitamos, debemos asegurarnos de que el titulo de la pestaña concuerde exactamente con el titulo subrayado en la correspondencia o documento a archivar. De este modo evitaremos el archivar papeles en donde no correponde.
Todos los papeles, no importa cual sea su tamaño, se colocan en las carpetas con el membrete hacia el frente del que archiva y hacia la izquierda del archivo.

Capacidad de la carpeta. Se debe evitar siempre la congestión de las carpetas y gavetas pues asi se evitan errores, pérdida de tiempo y se consigue mayor flexibilidad. La capacidad máxima de una carpeta corriente es de 100 cartas o papeles.

Sistema numérico de archivo

El sistema alfabético usa nombres como titulos de las carpetas y hasta de las guias. En el sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al sistema alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los titulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.

A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias :

1.    En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.

2.    En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañias de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de títulos numéricos.

Organización del archivo bajo el sistema numérico. En la organización del sistema de archivo numérico, se pueden distinguir tres secciones o partes fundamentales :

1.    El archivo principal o sección numérica.

2.    El archivo misceláneo o alfabético.

Definiciones

El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos^[1] lo define con tres acepciones:

1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

Para A. Heredia, un "archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia".

Según la Ley de Patrimonio Histórico Español los archivos son "los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura la información y la gestión administrativa. Asimismo se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos".^[2]

En todas las definiciones se distinguen elementos comunes: el archivo está formado por documentos de cualquier naturaleza y en cualquier soporte producidos por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad para cubrir necesidades administrativas para después convertirse en fuentes de información, investigación y difusión, ordenados según fueron creados.

Funciones de los archivos

La función genérica de un archivo es reunir, conservar y servir documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de archivo:

• Organizar la documentación administrativa.
• Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
• Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.
• Clasificación de fondos.
• Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos necesarios.
• Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.

• Los ciudadanos para ofrecer la información que soliciten, sobre todo en los archivos públicos.
• La investigación y difusión cultural, sobre todo para colocar a disposición del solicitante datos del pasado.

Etapas del archivo

El fondo documental de un archivo atraviesa diversas etapas en función del ciclo de vida de los documentos que lo componen. Este concepto establece que la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico: nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). En función de uso y valor a lo largo del tiempo (administrativos, legales, fiscales, evidénciales o histórico), la documentación pasa por diferentes estadios:

• Archivo de gestión o Archivo de oficina: está compuesto por los documentos en fase de tramitación o aquellos que son de uso frecuente. Está gestionado por las propias unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes. La documentación permanece en esta fase un periodo de cinco años.
• Archivo central: recoge aquella documentación que deja de ser utilizada de forma frecuente, aunque su uso es hipotético. La permanencia en esta fase es de 10 años, aunque los archiveros pueden establecer menores plazos en función de muchos factores pero teniendo en cuenta la finalización de los trámites.
• Archivo intermedio: en esta fase la documentación ha perdido prácticamente en su totalidad el valor de gestión administrativa. La documentación se transfiere desde los archivos centrales para el almacenamiento masivo. Los documentos permanecen en este archivo 15 años más, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a su valoración, selección y expurgo para conservar los realmente importantes.
• Archivo histórico: la documentación que alcanza este archivo es conservada de forma permanente por su valor informativo, histórico y cultural.

Existen además de estas categorías, los archivos eclesiásticos, que como su nombre indica, son aquellos que están supeditados a la administración del patrimonio de la(s) Iglesia(s).

Archivos Históricos Nacionales de Venezuela

Entre los archivos históricos más importantes de España podemos citar:

• Archivo General de Simancas: archivo del reino desde 1540, se constituye en 1588 cuando adquiere la carta de naturaleza y se ordena el traslado periódico de los documentos de gobierno. Este procedimiento se mantuvo hasta mediados del siglo XIX. El archivo se compone de 28 secciones con un total de 712 series. Las secciones corresponden a diversas instituciones de procedencia: consejos, secretarías y documentación de naturaleza hacendísticas.
• Archivo General de Indias: fundado en 1785 para reunir los documentos de las posesiones de las Indias. Compuesto por trece secciones que abarcan desde 1492 a 1892 está formado por casi cuarenta mil legajos de la burocracia generada por los territorios de América del Sur, Central, México, Sur de Estados Unidos, Filipinas y otras posesiones del Pacífico.
• Archivo Histórico Nacional: se creó en 1866 para almacenar la documentación de los archivos suprimidos por la desamortización de Mendizabal. Con posterioridad se agregaron fondos de otras administraciones e instituciones. Se compone de 15 secciones; algunas de las más importantes son: consejos suprimidos, clero secular y regular y Guerra civil.
• Archivo General de la Corona de Aragón: creado en 1180 recoge documentación histórica de la Corona de Aragón, zonas francesas e italianas de la Edad Media.
• Archivo General de la Administración: nace en 1858 como archivo general central en Alcalá de Henares con la documentación de ministerios y órganos administrativos. Fue destruido por un incendio en 1939. En 1969 se crea el Archivo General de la Administración Civil al que se envía documentación de ministerios y organismos de la Administración Central del Estado.
• Archivo de la Real Chancillería de Valladolid y Archivo de la Real Chancillería de Granada: aunque estos archivos entran en la categoría de regionales y no nacionales, se incluyen en esta categoría por su importancia histórica. Se compone de fondos judiciales desde el siglo XV hasta 1834.

No obstante exite toda una red de Archivos españoles en las diferentes Comunidades Autónomas, en las provincias, así como los competentes de la Administración Local.

8.    RESULTADOS OBTENIDOS

8.1 REALIZACIÓN DE UNA JORNADA DE MEGA MERCAL EN EL SECTOR LAS BRISAS DEL PARAÍSO

8.2 CONTROL FÍSICO Y DIGITAL Y ABASTECIMIENTO DEL ARCHIVO DEL CONSEJO COMUNAL SECTOR NARANJAL I- BAJO SUPERVISIÓN DE LA SRA. ISABEL RODRÍGUEZ

9. ALIANZAS ESTRATÉGICAS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO Y SU EVALUACIÓN

Con la junta Comunal El Naranjal I y parte de la comunidad, pues fueron las únicas organizaciones civiles que nos prestaron apoyo para el logro de los objetivos planteados. De resto las gestiones realizadas quedaron en sólo un trámite, puesto que no se recibió respuesta alguna.

El Instituto pedagógico de caracas, debió ser también una alianza estratégica, pero a juicio de los gestores d este servicio, se observó que toda la responsabilidad recayó únicamente sobre la profesora Noemí Frías, aspecto que no debería ser. No es más que una crítica constructiva, pero todos los recursos e ideas partieron del grupo y de la profesora únicamente.

10.  ANÁLISIS DE LA EXPERIENCIA

Como opinión general del grupo hay distintos enfoques que se pueden realizar con respecto a este ítem:

      Experiencia con el grupo:

Bastante íntima y enriquecedora, juntos cumplimos una meta más. Sólo un integrante es de otra especialidad y sin embargo fue bienvenido. Pero todos formamos parte de la misma especialidad y empezamos juntos la carrera. Se observó bastante apoyo y un amplio punto de apoyo y solidaridad para con los compañeros que trabajan. Mucha colaboración y uso de contactos por parte de Isicar Tovar y Yaneisa Sequera. Hubo bastante comunicación por internet y vía celular y cuando se requirió la presencia y trabajo de todos allí estuvimos. No hubo ningún tipo de dilema ni discusión.

      Experiencia con la docente:

Muy agradecidos por toda su gestión, orientación e intervención, se mostró bastante interesada y emocionada con el proyecto. Supo poner carácter sin perder la flexibilidad. Abogó siempre por nosotros y supo planificar sus estrategias y actividades. Muy querida por la comunidad, por lo cual ella la conoce y se nos hizo más fácil la tarea de ser gestores sociales de la comunidad.

      Experiencia con la Comunidad:

En un primer momento nos hizo muchísimo ruido recibir tantas quejas y mal habladurías del Sector las Brisas del Paraíso, con base a  los estudiantes de nuestra Universidad con respecto a los Servicios Comunitarios, por esta llevados a cabo. Apreciamos la sinceridad de las personas que nos lo dijeron frente a frente, sin embargo, no eran las maneras y lo que en un  principio era motivación, en un último momento parecía obligación. Evidentemente se entiende que la gente ve en nosotros una esperanza de cambio, pero hay que entender que 120 horas no se transforma una vida, pero si se gestionan soluciones y se tratan de canalizar situaciones. Pues uno se propone hacer algo y de repente no se reciben respuestas y todo cambia. Tal y como nos pasó al proponernos trabajar con la lectura, pues como se observó al no recibir apoyo se tuvo que cambiar la estrategia. Sin embargo, la gente participó y colaboró.

      Experiencia con la Junta Comunal:

Fue una experiencia totalmente distinta y muy agradable en comparación a la anterior. Se observó bastante interés, participación y colaboración. Es gente muy visionaria, revolucionaria y organizada que lucha y valora los recursos que tiene, poniéndolos a la disposición de quien desea colaborar en algo a su comunidad. De verás fraternalmente agradecidos con el Naranjal I.

      Experiencia con personas contacto:

Estuvieron atentos a las solicitudes y a los objetivos del proyecto. Sin embargo sólo una persona contacto confirmó y cumplió con la ayuda, que fue, en este caso, la realización del Mega Mercal. Y se le agradece muchísimo el apoyo ya que fue bastante fructífero y se cumplió el objetivo de su ejecución.

      Experiencia con empleados de empresas públicas y privadas:

Recibieron las cartas, pero ninguno nos prestó el apoyo, aspecto que nos frustró bastante ya que teníamos planes de dejar un mejor legado a la comunidad. Pero en este caso nos tocó trabajar a puertas cerradas como dicen coloquialmente. Sin embargo, el personal de dichos organismos aseguró que esa gestión tarda y que puede llegar de un momento a otro, cosa que esperamos sea así.